Datenschutz
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften sowie nach den getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Diese Hinweise richten sich an Personen, mit denen ein Arbeitsvertrag geschlossen wurde (Mitarbeiter:innen), sowie an Bewerber:innen und Personen, mit denen ein Dienst-, Werk-, Arbeitnehmerüberlassungs- oder Beratungsvertrag geschlossen wurde (vergleichbar Betroffene). Es werden daher nicht sämtliche nachstehende Informationen auf Sie zutreffen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
APONTIS PHARMA Deutschland GmbH & Co. KG
Alfred-Nobel-Straße 10
40789 Monheim
Tel. +49 2173 8955 4949
Fax +49 2173 8955 4941
E-Mail: info@apontis-pharma.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
APONTIS PHARMA Deutschland GmbH & Co. KG
Alfred-Nobel-Str. 10, 40789 Monheim (Germany)
Tel. +49 2173 8955 4949
Fax +49 2173 8955 4941
E-Mail: datenschutz@apontis-pharma.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir während der Vertragsanbahnung oder später im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von unseren Mitarbeiter:innen oder vergleichbar Betroffenen erhalten haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies für die Begründung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet, beruflichen Netzwerken). In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere
- Stammdaten (wie Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Personalnummer, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit),
- Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten),
- familiäre Daten (z.B. Familienstand, Angaben zu Ihren Kindern),
- Religionszugehörigkeit,
- Sozialdaten, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Bankverbindung sowie Gehaltsdaten,
- Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung),
- eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungszeugnis),
- Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Kreditverbindlichkeiten, Gehaltspfändungen),
- Angaben zur und Nachweise der Qualifikation sowie Angaben zu früheren Arbeitgebern.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
a. Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)
Die Verarbeitung von Daten dient in erster Linie der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Zur Durchführung des Vertrages ist unter anderem die Aufnahme der dienstlichen Kontaktdaten aller Mitarbeiter:innen in das APONTIS PHARMA-Adressbuch erforderlich. Darüber hinaus kann es auch Teil der Tätigkeit einer/s Mitarbeiter:in sein, sich selbstständig mit dienstlicher E-Mail-Adresse und Passwort bei einem externen oder APONTIS PHARMA-internen System zu registrieren.
Ebenfalls zur Durchführung des Vertrages erforderlich ist u.a., dass die Personalabteilung für jeden Mitarbeiter eine elektronische Personalakte führt, die Gehaltsabrechnung vornimmt und Pensionsansprüche berechnet.
Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z.B. Nutzung eines subventionierten Kinderbetreuungsplatzes, Teilnahme an den Gesundheitstagen etc.), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.
b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (z.B. Behörden). Beispiele:
- Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung,
- Maßnahmen bei organisatorischen Veränderungen,
- Notfallplanung,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen (vgl. auch § 26 Abs. 1 BDSG),
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
- interne Kommunikation und sonstige Verwaltungszwecke.
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z.B. verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen, Lichtbilder im Intranet) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d. aufgrund gesetzlicher oder rechtlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheitsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Steuergesetzen). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Mitarbeiterzuverlässigkeitsprüfung sowie die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- und Dokumentationspflichten.
e. aufgrund arbeitsrechtlicher Kollektivvereinbarungen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG)
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, sofern dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Tarifvertrag oder einer Konzern- oder Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist (z.B. Betriebsvereinbarung zum Mitarbeiternamensscreening).
f. besondere Kategorien personenbezogener Daten
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h i. V. m. § 22 Abs. 1 b BDSG erforderlich sein.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vorvertraglichen, vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, z.B. Vorgesetzte, Personalabteilung, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung.
An Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, vgl. Art. 6 DSGVO.
So können Ihre personenbezogenen Daten, soweit für die unter Ziffer 3 dieser Datenschutzhinweise genannten Zwecke erforderlich, an Dienstleister weitergegeben werden. Unsere Dienstleister sind Unternehmen, die Unterstützung auf den Gebieten Gehaltsabrechnung, Pensionsberechnung, Beratung (z.B. Steuer- und Rechtsberatung), Datenbereitstellung und -pflege, Personal-Rekrutierung, Dienstfahrzeuge, betriebliches Gesundheitsmanagement und sonstige Benefits bieten, Versicherungen, Trainings- und Schulungsdienstleister, IT-Dienstleister, Logistikunternehmen, Druck- und Übersetzungsdienstleister sowie Telekommunikationsdienstleister. Wir haben mit allen Dienstleistern detaillierte vertragliche Regelungen zum Schutz der zu verarbeitenden Daten getroffen. Darüber hinaus sind unsere Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Weiterhin erfolgt eine Datenweitergabe an Dritte, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Gehaltszahlungen),
- Berufsgenossenschaften,
- Sozialversicherungsträger,
- Krankenkassen,
- Versorgungswerke,
- Steuerbehörden,
- Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können,
- Stellen, um die vermögenswirksamen Leistungen ausbezahlen zu können.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Die unter Ziffer 4 genannten Datenempfänger haben ihren Sitz sowohl innerhalb als auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit:
- die Europäische Kommission beschlossen hat, dass das betreffende Drittland oder ein Gebiet oder ein oder mehrere spezifische Sektoren in diesem Drittland ein angemessenes Schutzniveau bieten,
- wir, bei Ländern, die nicht Gegenstand eines solchen Angemessenheitsbeschlusses sind, geeignete Vorkehrungen im Sinne der DSGVO zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben (z.B. indem beide an der Übermittlung beteiligten Parteien Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission erlassen wurden, vereinbart und zusätzlich angemessene Sicherheitsmaßnahmen (wie z. B. Datenverschlüsselung, Pseudonymisierung) getroffen haben); oder
- Vorstehendes nicht gilt, wir aber dennoch in rechtlich zulässiger Weise die Daten übermitteln dürfen, zum Beispiel, wenn die Übermittlung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei steuerrechtlichen Meldepflichten) oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Angaben zu den im Einzelfall vorhandenen Schutzmaßnahmen, die wir in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten getroffen haben, sowie ggf. eine Kopie der von uns vereinbarten Standarddatenschutzklauseln, können Sie anfordern über: datenschutz@apontis-pharma.de.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.
Bewerbungsdaten werden für die maximale Dauer von sechs Monaten gespeichert. Nach einer Absage werden Ihre Daten spätestens nach sechs Monaten vollständig datenschutzkonform vernichtet. Nach dieser Zeit werden Daten für insgesamt 36 Monate für interne Auswertungen als „Rumpfdaten“ gespeichert und verarbeitet. Rumpfdaten beinhalten keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person. Sie dienen lediglich dem Zweck des Reportings.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), Sozialgesetzbuch (SGB IV). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel fünf bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.
Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, es besteht eine der genannten Ausnahmen.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO).
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unseres Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich oder aufgrund einer Kollektivvereinbarung verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder weiterzuführen.
In einigen Situationen können Ihnen Nachteile entstehen, wenn Sie bestimmte personenbezogene Daten nicht bereitstellen, z.B. fehlende erleichternde Arbeitsmittel für Schwerbehinderte, zusätzlicher Beitrag in die Pflegeversicherung bei Kinderlosigkeit.
Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies der Aufnahme und einer Fortführung des Beschäftigungsverhältnisses entgegenstehen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung? Findet Profiling statt?
Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO; auch ein Profiling findet nicht statt.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die nachfolgenden Hinweise sind gesetzlich vorgeschrieben. Wie Sie unseren Datenschutzhinweisen entnehmen können, nehmen wir einige der genannten Verarbeitungen nicht vor. Mithin sind die folgenden Bestimmungen für das zwischen uns bestehende Vertragsverhältnis ggf. nicht relevant.
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
APONTIS PHARMA Deutschland GmbH & Co. KG
Alfred-Nobel-Str. 10, 40789 Monheim (Germany)
Tel. +49 2173 8955 4949
Fax +49 2173 8955 4941
E-Mail: datenschutz@apontis-pharma.de
